Cara Menggunakan Sistem File-Act-Toss untuk Membantu Membuat Keputusan Tentang Retensi Kertas

[ad_1]

Pernahkah Anda berjuang dengan mencoba memutuskan apa yang harus dilakukan dengan selembar kertas yang masuk ke kantor Anda? Kebanyakan orang pada satu waktu atau lainnya. Itu sebabnya kami mengatakan, "Clutter ditunda keputusan." Itu sebabnya kami mengumpulkan begitu banyak tumpukan kertas. Kami tidak memiliki rumah untuk mereka atau kami tidak yakin apakah kami perlu menyimpannya.

The File-Act-Toss System (TM) membuatnya mudah untuk memutuskan apa yang harus dilakukan dengan kertas. Pertama, putuskan apakah kertas itu adalah sesuatu yang harus Anda simpan. Jika itu berdampak pada pajak, adalah sesuatu yang diperlukan untuk tujuan hukum, asuransi atau garansi, kemudian simpan.

Ada dua jenis file yang harus dikelola jika Anda menyimpan selembar kertas, file aktif atau arsip. File aktif harus disimpan di dekat area kerja Anda sehingga Anda dapat mengaksesnya dengan mudah. File arsip tidak perlu disimpan di dekatnya, tetapi dapat disimpan di bagian lain dari kantor atau bahkan di luar situs.

Bagian kedua dari sistem ini adalah Act. Langkah ini mengacu pada makalah yang menuntut tindakan semacam itu. Jenis file ini biasanya disimpan di desktop atau setidaknya di dekat Anda sehingga Anda dapat mengaksesnya setiap hari dengan mudah. Beberapa contoh judul untuk file-file ini adalah: Panggilan, Email, Menunggu Respons, Pertimbangkan Ini, Baca, File. Setiap orang dapat menentukan nama-nama file sesuai dengan preferensi mereka sendiri.

Langkah ketiga dalam sistem adalah Toss. Di sini sekali lagi, banyak orang menunda membuang kertas karena mereka tidak yakin apakah mereka akan membutuhkannya di masa depan. Jika Anda memutuskan bahwa kertas dapat dilempar, pertama-tama putuskan apakah kertas itu perlu diparut. Setiap dokumen dengan ID pribadi, nomor rekening, atau informasi penting lainnya harus diparut. Jika Anda tidak perlu membuangnya, daur ulang atau buang saja tempat sampah.

Sekarang setelah Anda mengetahui tiga hal yang dapat Anda lakukan dengan selembar kertas yang masuk ke kantor Anda, Anda seharusnya dapat dengan mudah mengelola tumpukan itu sebelum mereka sampai ke tahap bencana. Untuk membantu Anda mengingat Sistem File-Act-Toss, tuliskan pada selembar kertas untuk membuat label untuk mereka dan lampirkan ke sesuatu di meja Anda.

Digunakan dengan izin. © 2005 – 2009 Paper Tiger Productivity Institute Semua merek dagang dan pendaftaran adalah milik Barbara Hemphill

[ad_2]